Настоящее Положение определяет основные требования к порядку получения, хранения, использования и передачи (далее – обработки) персональных данных клиентов  гостиницы.

Гостиница гарантирует, что персональные данные, полученные от клиента, обрабатываются в соответствии и в целях соблюдения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», постановления Правительства РФ №  687, 781 и др., закона о миграционном учете, обеспечения сохранности имущества отеля и получения гостиничной услуги; с использованием всех необходимых организационно-технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в пределах компетенции гостиницы, во избежание любых изменений, утраты, незаконного использования и несанкционированного доступа.

ГК «Держава» несет ответственность за надлежащее конфиденциальное обращение с данными клиента, переданными, в частности, к бронированию через интернет. Положение об обработке и защите персональных данных клиентов (далее – Гостя)  ГК «Держава»  (далее – Гостиница)  является локальным нормативным актом, разработанным на основе Конституции Российской Федерации,  Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,  Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иных нормативно-правовых актов, действующих на территории Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в целях обеспечения защиты персональных данных Гостей Гостиницы.

1.2. Основные понятия, используемые в Положении:

  • Гостиница - организация, предоставляющая гостиничные услуги Гостю;
  • Гость  - физическое лицо, потребитель гостиничных услуг, субъект персональных данных;
  • гостиничные услуги - действия Гостиницы по размещению  Гостей  в объекте размещения, а также иная деятельность, связанная с размещением и проживанием, которая включает в себя основные и дополнительные услуги, предоставляемые Гостю;
  • персональные данные - информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Гостиницы, позволяет идентифицировать личность Гостя;
  • обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
  • распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
  • использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
  • конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения сотрудником Гостиницы,  получившим доступ к персональным данным, требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.3. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки персональных данных Гостей, для которых Гостиницей осуществляется весь спектр услуг по приему и размещению в Гостинице.

1.4. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.

1.5. Персональные данные Гостей обрабатываются в целях исполнения договора по предоставлению услуг по проживанию или временному размещению, одной из сторон которого является Гость. Гостиница собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названной цели.

1.6. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.

1.7. Настоящее Положение утверждается ИП Федоровой Н.В. и является обязательным для исполнения всеми сотрудниками, имеющими доступ к персональным данным Гостей   Гостиницы.

2. Состав и получение персональных данных клиентов и сотрудников

2.1. Сведения о персональных данных Гостей являются конфиденциальными. К  персональным данным относятся:

2.1.1. Сведения о Госте Гостиницы:

  • анкетные данные (ФИО, дата и место рождения и др.)
  • паспортные данные (в т.ч. адрес регистрации, адрес места жительства);
  • номер контактного телефона;
  • адрес электронной почты.

Режим конфиденциальности также распространяется на:

  • даты заезда/ выезда Гостя, период проживания;
  • фактическое нахождение Гостя в отеле;
  • формы оплаты и суммы выставленных счетов за проживание, дополнительные услуги;
  • посетители Гостя, их численность, контактные данные, время проведенное в номере Гостя.

2.2. Все персональные данные Гостей сотрудники Гостиницы получают непосредственно от субъекта персональных данных.

3. Обработка и хранение персональных данных Гостей

3.1. Обработка персональных данных Гостиницей в интересах Гостей    заключается в получении, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении),  использовании, распространении, обезличивании, блокировании, уничтожении и в защите от несанкционированного доступа персональных данных Гостей.

3.2. Согласие Гостей  на обработку персональных данных предусматривается при подписании регистрационной карты Гостя (обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Гость).

3.3. К обработке персональных данных Гостей  могут иметь доступ только сотрудники Гостиницы, допущенные к работе с персональными данными,  ознакомленные под роспись с Положением о защите персональных данных.

3.4. Перечень сотрудников, имеющих право доступа к персональным данным (далее – Перечень), определяется приказом ИП Федоровой Н.В.  на основании должностных обязанностей сотрудников и производственной необходимости. С указанным Перечнем сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

3.5. Документы, содержащие персональные данные Гостя,   хранятся в недоступном для посторонних лиц месте.

3.6. Персональные данные Гостей в электронном виде хранятся в базе локальной компьютерной сети Гостиницы. Доступ к персональным данным имеют только лица, допущенные к обработке персональных данных.

4. Использование и передача персональных данных Гостя. Режим конфиденциальности информации

4.1. Использование персональных данных Гостя  осуществляется Гостиницей исключительно для достижения целей, определенных договором между  Гостем  и Гостиницей, в частности для предоставления услуг по проживанию или временному размещению, а также дополнительных услуг.

4.2. При передаче персональных данных Гостей  Гостиница должна соблюдать следующие требования:

4.2.1. Предупредить лиц, получающих персональные данные Гостя,   о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Гостя, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных.

4.2.2. Разрешать доступ к персональным данным Гостя только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
4.3. Трансграничная передача персональных данных не производится.

4.4. Лица, в установленном порядке получившие доступ к персональным данным и другой конфиденциальной информации, обязаны не предоставлять и не разглашать такую информацию в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в т. ч. с использованием технических средств).

5.  Защита персональных данных Клиентов и сотрудников от несанкционированного доступа

5.1. Гостиница обязана при обработке персональных данных Гостя принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий

5.2. Для эффективной защиты персональных данных  необходимо:

5.2.1. Соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных.

5.2.2. Применять технические средства охраны, сигнализации.

5.2.3. Ознакомить всех сотрудников, связанных с получением, обработкой и защитой персональных данных Гостя, с настоящим Положением под роспись.

5.2.4. Привлекать к дисциплинарной ответственности сотрудников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостя.

5.3. Допуск к персональным данным Гостя, не имеющим надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.

5.4. Документы, содержащие персональные данные, хранятся в помещении Бухгалтерии, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.

5.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Гостей, обеспечивается:

  • использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Гостей Гостиницы;
  • системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным.

5.6. Копировать и делать выписки персональных данных Гостя  разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя.

5.7. Сотрудникам Гостиницы запрещается выносить вышеуказанную информацию за пределы Гостиницы на бумажных, машиночитаемых и иных носителях за исключением случаев, когда это необходимо в силу производственной необходимости для выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.

5.8. При работе с персональными данными Гостя сотрудникам Гостиницы следует соблюдать меры, предупреждающие и ограничивающие доступ к указанной информации не уполномоченных на ее получение лиц, в том числе:

  • не передавать свой пароль от входа в систему управления отелям  третьим лицам;
  • по окончании работы в системе – завершить сеанс пользователя;
  • не допускать хранения в открытом доступе регистрационных анкет и других документов, содержащих конфиденциальную информацию;
  • хранение анкет текущего дня, документов для миграционной службы (ОВИР), журналов регистрации осуществляется только в сейфе;
  • архивы документов хранятся в помещении с ограниченным доступом в закрывающихся на ключ шкафах в течение установленного нормативно-правовыми актами РФ срока;
  • после истечения установленного нормативно-правовыми актами РФ срока хранения документы уничтожаются вручную либо с использование специального оборудования и составляется соответствующий акт.

5.9. Нарушение данных обязанностей считается совершенным, когда сведения, содержащие персональные данные и другую конфиденциальную информацию, стали известны лицам, которые не должны располагать такой информацией.

5.10. По разрешению руководящих органов и лиц организации раскрытие конфиденциальной информации (персональных данных) третьим лицам возможно в случае привлечения их к деятельности, требующей знания такой информации, и только в том объеме, который необходим для реализации целей и задач организации, а также при условии принятия ими на себя обязательства не разглашать полученные сведения.

6. Обязанности сотрудников Гостиницы по обеспечению сохранности персональных данных

6.1. Гостиница обязана:

6.1.1. Осуществлять обработку персональных данных  исключительно в целях оказания законных услуг.

6.1.2. Получать персональные данные Гостя непосредственно у него самого. Если персональные данные Гостя возможно получить только у третьей стороны, то Гость должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Сотрудники Гостиницы должны сообщить Гостю о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Гостя дать письменное согласие на их получение.

6.1.3. Не получать и не обрабатывать персональные данные Гостя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.

6.1.4. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Клиента  и сотрудников от неправомерного их использования или утраты, запроса на период проверки.

6.1.5. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными Гостиница в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязана устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений Гостиница в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязана уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Гостиница обязана уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

7. Права Гостя

7.1. Гость имеет право:

  • на доступ к информации о самом себе, в том числе содержащей информацию подтверждения факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки; способы обработки персональных данных, применяемые Гостиницей; сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения, сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для Гостя может повлечь за собой обработка его персональных данных;
  • определение форм и способов обработки его персональных данных;
  • ограничение способов и форм обработки персональных данных;
  • запрет на распространение персональных данных без его согласия;
  • изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
  • обжалование неправомерных действий или бездействий по обработке персональных данных и соответствующую компенсацию в судебном порядке.

8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных Гостя

8.1. Гостиница несет ответственность за персональную информацию, которая находится в ее распоряжении, и закрепляет персональную ответственность сотрудников за соблюдением установленного режима конфиденциальности.

8.2. Каждый сотрудник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные Гостя, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

8.3. Любое лицо может обратиться к сотруднику Гостиницы с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в трехдневный срок со дня поступления.

8.4. Сотрудники Гостиницы обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб, а также содействовать исполнению требований компетентных органов.

8.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостя, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения ИП Федоровой Н. В.

9.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение могут быть внесены на основании приказа ИП Федоровой Н. В.